DECLARAÇÃO DE ESCOPO - Jantar e concerto dançante para instituições de caridade locais Data: [Data do evento]
Localização: [Salão Reservado]
Objetivo:organizar e executar um concerto-jantar-dança de sucesso que arrecadará fundos para instituições de caridade locais.
Escopo:esta declaração de escopo descreve os principais aspectos do jantar-concerto dançante, incluindo os seguintes elementos-chave: 1. Local: Organizar e garantir o uso do salão reservado que pode acomodar até 60 convidados (30 casais).
Garanta arranjos de assentos, decorações e iluminação adequados para criar uma atmosfera convidativa para os convidados.
2. Combinação de Jazz: Contrate um combo de jazz profissional com músicos qualificados [especifique o número].
Colabore com os músicos na curadoria de um repertório musical envolvente e variado, adequado ao evento.
Coordene as configurações de som e iluminação para garantir uma experiência audiovisual ideal.
3. Serviço de Jantar: Organize serviços de catering para oferecer um delicioso menu de jantar aos convidados durante o evento.
Garantir a disponibilidade de uma variedade de opções gastronômicas para acomodar as preferências dietéticas.
Coordenar a equipe de atendimento para garantir um serviço eficiente de alimentos e bebidas durante todo o evento.
4. Arrecadação de fundos: Desenvolver e executar estratégias de arrecadação de fundos, incluindo venda de ingressos, patrocínios e leilões silenciosos durante o evento.
Colabore com a organização de caridade para determinar as metas de arrecadação de fundos e alocar os recursos de forma adequada.
5. Marketing e Promoção: Crie materiais promocionais, como pôsteres, convites digitais e postagens em redes sociais, para divulgar o evento de forma eficaz.
Organize uma campanha de relações públicas para atrair a cobertura da mídia e aumentar a conscientização sobre o evento e sua causa beneficente.
6. Programa do evento: Planeje um programa de eventos abrangente que inclua a duração do concerto, serviço de jantar e atividades de arrecadação de fundos.
Aloque horários específicos para cada segmento, garantindo um fluxo tranquilo e agradável do evento.
7. Pessoal: Alocar equipe de gerenciamento de eventos, voluntários e pessoal de segurança para garantir a boa execução do evento.
Atribua funções e responsabilidades claras a cada membro da equipe para manter uma coordenação eficiente durante todo o evento.
8. Gestão Orçamentária: Estabeleça um orçamento e um plano financeiro para o evento, incluindo despesas com aluguel do local, combinação de jazz, catering, marketing e outros custos associados.
Monitorizar e gerir o orçamento de forma eficaz para garantir que as despesas não excedam os fundos atribuídos.
9. Conformidade: Obtenha as autorizações, licenças e cobertura de seguro necessárias para o evento
Cumprir todas as leis e regulamentos locais, estaduais e federais relativos à organização e execução do evento,
10. Avaliação e relatórios: Realize uma avaliação pós-evento para avaliar o sucesso e o impacto do concerto, incluindo resultados de arrecadação de fundos e feedback de convidados e patrocinadores.
Prepare relatórios detalhados e demonstrações financeiras para a organização de caridade para garantir transparência e responsabilidade.
11. Gestão de riscos: Identifique riscos potenciais e desenvolva planos de contingência para mitigar quaisquer desafios que possam surgir durante o evento, incluindo condições climáticas, falhas técnicas ou circunstâncias imprevistas.
12. Sustentabilidade: **
Incorpore práticas sustentáveis no planejamento do evento, como o uso de materiais ecológicos, minimizando o desperdício e doando sobras de alimentos para organizações locais. Exclusões:O jantar-concerto dançante não abrange os seguintes aspectos: 1. Transporte para hóspedes. 2. Alojamento Para hóspedes de fora da cidade. 3. Presentes ou lembranças para convidados. Premissas:A declaração de escopo é baseada nas seguintes suposições: 1. O salão reservado estará disponível e acessível na data do evento. 2. O combo de jazz e os fornecedores fornecerão seus serviços de acordo com os termos e condições acordados. 3. As atividades de arrecadação de fundos serão conduzidas de acordo com as leis e regulamentos locais. Aprovações:esta declaração de escopo requer a aprovação das seguintes partes interessadas: 1. Organizador de eventos. 2. Combinação de Jazz. 3. Provedor de serviços de catering. 4. Organização de caridade. 5. Gestão do local (se aplicável). Entregas:As seguintes entregas serão produzidas como parte do evento: 1. Programa do evento. 2. Relatório de arrecadação de fundos. 3. Relatório de avaliação pós-evento. 4. Demonstrações Financeiras. Comunicação:Será mantida comunicação regular com todas as partes interessadas durante todo o processo de planejamento do evento, incluindo relatórios de progresso, atualizações e coordenação. Esta declaração de escopo serve como um guia completo para a organização e execução do jantar-concerto dançante para a instituição de caridade local. Ao seguir este documento, os organizadores do evento pretendem criar um evento de arrecadação de fundos bem-sucedido e impactante que contribua positivamente para a comunidade.**