O desenvolvimento de uma estrutura de gerenciamento de registros eletrônicos (ERMS) permitirá:
Melhore a eficiência e a produtividade: *
Streamline Acesso e Recuperação: O ERMS fornece fácil acesso a documentos, reduzindo o tempo gasto em busca de informações.
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Automatize os fluxos de trabalho: Tarefas como roteamento, aprovações e controle de versão podem ser automatizadas, reduzindo processos e erros manuais.
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Reduza os custos de armazenamento: Os registros digitais ocupam menos espaço físico do que os documentos em papel, economizando nos custos de armazenamento.
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Boost Collaboration: O ERMS facilita a colaboração, permitindo que vários usuários acessem e trabalhem em documentos simultaneamente.
Aumente a conformidade e segurança: *
atender aos requisitos regulatórios: O ERMS pode ajudá -lo a cumprir os regulamentos legais e do setor sobre retenção de registros, acessibilidade e segurança.
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fortalecer a segurança: O ERMS geralmente inclui recursos robustos de segurança, como criptografia, controle de acesso e trilhas de auditoria, para proteger informações confidenciais.
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Melhorar a recuperação de desastres: Os registros digitais podem ser facilmente apoiados e restaurados em caso de desastres, reduzindo o tempo de inatividade e a perda de dados.
Aumente a transparência e prestação organizacional: *
Estabeleça uma propriedade e responsabilidade clara: O ERMS ajuda a definir uma propriedade e responsabilidade clara por registros, reduzindo a confusão e a duplicação.
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Rastrear as alterações e versões do documento: O ERMS registra automaticamente as alterações nos documentos, fornecendo uma trilha de auditoria clara e melhorando a responsabilidade.
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Foster transparência: O ERMS fornece um local centralizado para todos os registros, aumentando a transparência dentro da organização.
Outros benefícios: *
Tomada de decisão melhorada: O fácil acesso às informações permite a tomada de decisão mais rápida e informada.
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Risco reduzido de litígio: Um ERMS bem estruturado ajuda a cumprir os requisitos legais e reduzir o risco de desafios legais.
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Gerenciamento de conhecimento aprimorado: O ERMS pode facilitar o compartilhamento e a preservação do conhecimento dentro da organização.
Em essência, um ERMS bem projetado capacita as organizações a gerenciar informações de maneira eficaz, aprimorar a eficiência operacional e promover a conformidade e a segurança, levando a uma melhor tomada de decisão e melhor desempenho geral.