Definir uma data . O primeiro passo no planejamento de qualquer festival é definir uma data - e ficar com ela . Festivais de Primavera pode ser complicado, especialmente se realizada ao ar livre , uma vez que o tempo pode ser imprevisível . Se você está tendo um festival indoor ou outdoor , consultar calendários de outros eventos em sua área (confira em jornais e com a sua câmara de comércio ) , previsão do tempo , e com a disponibilidade do site que você gostaria. Quando você tem certeza da data, definir a data ea hora , deixando espaço na parte da manhã e à noite para a instalação e limpeza.
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Criar um esboço plano detalhado para o seu justo. Isto deve incluir as principais áreas de seleção do local e preparação; marketing e publicidade; patrocínios e fontes de financiamento; participantes; organização voluntária; necessidades de equipamentos; e um plano para a instalação , execução e limpeza. Cada área de seu esboço deve incluir uma lista de coisas para fazer, um calendário para a realização e uma exibição da coluna , que será responsável por essa tarefa .
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Selecionar e preparar o seu site. Isso ocorre imediatamente após a seleção da data e hora. Onde vai o seu justo ser realizada ? Verifique se o imóvel está disponível , verificando com o proprietário ou gestão da empresa. Reserve a data (assim como no dia anterior e no dia seguinte , para ser seguro) com o proprietário ou empresa. Em seguida, certifique-se de obter todas as licenças necessárias , licenças ou outros documentos legais necessários para a execução de um festival. Isso pode incluir licenças ABC para a venda de álcool , autorizações performance musical , bombeiros licenças , autorizações inspector inspector da comida , e outros. Você pode encontrar mais informações entrando em contato com seus escritórios cidade ou do condado local, ou o departamento de saúde local.
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Comece marketing e publicidade pelo menos seis meses antes do festival. Verifique com mais amplas publicações regionais primeiro , pois eles são mais propensos a ter prazos anteriores. Em seguida, verifique se você sabe os prazos de seus jornais locais , estações de rádio , revistas e fontes da internet . Sites de redes online , como o " Facebook " e " MySpace ", podem ser ferramentas benéficos e de baixo custo de marketing e sua câmara de comércio local , escritórios governamentais e associações de bairro podem ser bons recursos para onde e como anunciar localmente . Plano para anunciar a sua chamada para os participantes ( músicos , fornecedores ou outras pessoas envolvidas na apresentação na feira ) pelo menos três meses antes do tempo. A chave para qualquer campanha de marketing bem-sucedida é um logotipo set- in- pedra, simples e fácil de identificar , bem como três ou quatro linhas de informação vital que pode ser utilizado em todos os documentos que você cria. Coloque seu logotipo em formulários , cartões postais, flyers , anúncios, banners , em mercadoria e em qualquer outro lugar que você está anunciando o seu evento.
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Encontre financiamento. Fontes de patrocínio e financiamento devem ser esclarecidas no primeiro mês de planejamento. Quanto dinheiro você vai precisar para o seu justo? Considere os custos de marketing e publicidade , incluindo impressão; custos de licenças; custos para alugar o local; aluguel de equipamentos ou compra; ea compra de suprimentos. Superestimar tudo que você precisa , como há sempre custos ocultos em um evento de qualquer tamanho . Então, decidir se você precisa de patrocinadores do evento , o financiamento privado ou subvenções para obter esse montante. Muitas organizações locais oferecem pequenas doações para organizadores de eventos e financiamento privado de si mesmo ou alguém que você conhece é sempre uma opção . Se você acha que vai precisar de patrocinadores , decidir como você vai pagar o seu patrocínio (logotipo propaganda, mercadorias e banners ) e certifique-se entrar em contato com eles por pelo menos quatro meses a contar da data do evento .
Traga a parte divertida - Os participantes , voluntários , equipamentos e do Big Day
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Criar formulários para os fornecedores ou músicos participantes usando um processador de texto ou programa de design gráfico ! . Certifique-se de pedir a todas as suas informações de contato, uma amostra ou descrição de seu trabalho, uma declaração clara de taxas de inscrição , e quaisquer isenções de seguro ou de responsabilidade exigidos pelo site. Alguns eventos devem ser cobertos pelo seguro do evento , que pode ser encontrado a partir de associações locais . Comece a publicidade para os participantes no início e tem um prazo definido para suas aplicações. Saber quantos fornecedores ou executantes pode acomodar de forma segura , e quanto você vai precisar de cobrar para fazer um lucro sobre o evento . Mantenha o controle de todas as aplicações e fazer contato com os participantes ao recebê -los a seguir com informações sobre a feira. Listas de e-mail funcionam muito bem para esta
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Organizar e recrutar voluntários para ajudar no planejamento e para levar a feira - . Configuração , limpeza e ajudando para fora, enquanto o grande dia está acontecendo . Voluntários também podem ser usados para o mercado e anunciar , colocando folhetos , fazendo internet e publicidade boca-a- boca, e entrar em contato com jornais e revistas com comunicados de imprensa e os pedidos de recursos. Voluntários será uma parte essencial de cada evento, para ter certeza de ter feito todo o possível para recompensá-los - organizar um almoço grátis , oferecer-lhes uma t -shirt ou outra mercadoria , ou dar bilhetes gratuitos de admissão a eles por amigos e família . Você pode encontrar voluntários através de anúncios locais , ou entrando em contato com universidades e escolas secundárias , que muitas vezes mantêm listas de opportunties voluntários para os alunos.
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Priorize seu equipamento e necessidades de aluguer . O equipamento pode ser um obstáculo para muitos organizadores de eventos futuros. Eventos ao ar livre pode exigir tendas , que são caros para alugar , mas impedir que o evento seja cancelado em caso de mau tempo , e estágios portáteis , que podem ser difíceis de encontrar . Você pode querer fornecer mesas , cadeiras , espaços de estandes , latas de lixo , contentores de reciclagem, banheiros portáteis , acesso elétrica para os vendedores de alimentos , ou outros equipamentos . Identificar cada item que você vai precisar antes de anunciar, e começar a adquirir o equipamento imediatamente . Se você tiver um orçamento para trabalhar, você pode optar por alugar o equipamento de uma fonte aluguel de festa - a maioria das regiões têm pelo menos uma ou duas lojas que servem eles, o que você pode encontrar usando uma simples pesquisa na Internet . Você também pode pedir emprestado ou alugar a baixo custo a partir de igrejas ou grupos de estudantes , associações de moradores , câmaras de comércio , universidades e outras fontes locais. Certifique-se de que você tem uma equipe de voluntários que pode pegar e devolver o equipamento a semana em torno de seu evento.
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Verifique as listas e planos. Cheques de tudo de última hora deve começar pelo menos uma semana de antecedência. Você será responsável por fazer responsabilidades certeza que todos vocês delegados completou suas tarefas , e você vai ser obrigado a atestar as licenças e documentos necessários para garantir que a coisa toda se apaga sem um engate.
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Divirta-se e relaxar. A coisa mais importante que você pode fazer é aproveitar o grande dia. Cada evento é obrigado a ver alguns erros durante o dia - mas é importante lembrar que você não pode fazer tudo perfeito. Lembre-se de dormir bem na noite anterior, comer uma boa refeição ou duas durante o evento, e agradecer a todos que ajudaram a fazer a festa da primavera vão perfeitamente ! Cartões de agradecimento a todos os participantes vendedores, músicos, inspetores, permitters , patrocinadores , fontes de financiamento , e os voluntários são uma boa idéia . E quando acabou, prepare-se para planejar um para o verão, outono ou inverno.